Notionの共有方法完全ガイド！対象別の方法や詳細設定など解説

Notionは優れた生産性ツールです。Notionの機能を最大限に活用するには、適切な共有設定が欠かせません。しかし、Notionでの情報共有方法がよくわからない人も多いのが実情です。

この記事では、Notionの基本的な共有方法や詳細設定について解説します。記事を読めば個人利用はもちろん、チーム全体や外部ユーザーとの共有方法まで学べるので、より効果的に使用可能です。

Notionでの共有は、ワークスペース内外で異なります。適切なアクセス権の設定と、セキュリティへの配慮で、効率的かつ安全に情報を共有しましょう。

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Notionの基本的な共有方法

Notionの共有は、ワークスペース内とワークスペース外で行えます。ワークスペース内では同じメンバーと、ワークスペース外ではリンクを通じて共有可能です。Notionの基本的な共有方法について場面別に解説します。

ワークスペース内で共有する場合

Notionのワークスペース内での共有機能は、チームのコラボレーションを効率化するツールです。同じワークスペースに所属するメンバーとの情報共有ができます。ワークスペース内で共有するには、メンバーまたは、ゲストとして招待しましょう。

1. 設定を開く
2. サイドバーで「ユーザー」を選び、メンバーを追加をクリック
3. 招待したい人のメールアドレスを入力する
4. 招待するボタンをクリック

共有履歴の確認と管理機能を利用すれば、誰とどのように共有したか、後から確認可能です。サブページの権限を親ページから継承されるため、一貫した共有設定が維持されます。必要に応じて共有設定の変更や取り消しを行いましょう。
» Notionとは？基本機能から始め方までマスターしよう！

ワークスペース外で共有する場合

Notionでは、ワークスペース外の人とページやデータベースを共有する方法もあります。最も簡単な方法は、公開リンクの共有です。リンクを共有するには、ページの右上にある「共有」ボタンをクリックし「公開」を選択します。リンクを知っている人なら誰でもアクセス可能です。

1. 「共有」を選択する
2. 「Web公開」を選択する
3. 「公開」を選択する
4. 🔗 ボタンを押すとページのURLをコピーできます。

Web公開の設定では、「ネット検索を許可」「テンプレートとして複製」「サイトのカスタマイズ」の設定ができます。公開を辞めたいときは「公開停止」をすることですぐに非公開にできるためセキュリティ面でも安心です。

【対象別】Notionの共有方法

Notionの共有方法は、対象によってさまざまです。Notionの共有方法を、下記の対象別に紹介します。

個人

Notionでは、プライベートセクションにあった個人用のページやデータベースを簡単に共有でき、効率的な情報共有が可能です。共有方法には、ページに招待して共有する方法や、チームスペースにページを移動する方法があります。自分のみがアクセスできていた情報をチーム内に共有できます。

Notionで共有する際は、プライバシーの保護も欠かせません。必要な情報のみを適切な範囲で公開しましょう。APIを活用することでプライベートセクションのページのまま外部サービスと連携したり、自作のテンプレートを他のユーザーと共有したりすることも可能です。
» スケジュール・タスク管理に！Notionテンプレートの作成方法と活用法
» プログラミング初心者でもできる！Notion APIで業務効率化する方法

チーム全体

チーム全体でNotionを活用すると、効率的な情報共有とコラボレーションが可能です。下記の方法でチーム全体でのスムーズな共有を実現できます。

Notionでチーム全体で効果的な情報共有を実現するには、チームスペースの理解が不可欠です。チームスペースの種類ごとの役割は以下のとおりです。

デフォルト

Notionワークスペースのメンバー全員が自動的に所属するチームスペースです。

オープン

誰もが自由に参加でき、このチームスペース内のコンテンツを閲覧することができます。

クローズド

このチームスペースは、存在自体は全員に表示されますが、オーナーかメンバーに招待されない限り、参加はできません。

プライベート（ビジネス / エンタープライズプラン限定）

このチームスペースのメンバーまたはオーナーのみがほかのユーザーを招待でき、追加されていないユーザーにはチームスペースの存在が表示されません。
» Notionチームスペースについて

目的に応じてチームスペースの種類を使い分けたり、あらかじめメンバーでルールを決めることもおすすめです。

また、デフォルトタイプのチームスペースを用意しておくことで全体で共有すべき情報を一箇所に集約することができます。重要な情報をわかりやすく整理し、定期的に更新しましょう。

Web上

Notionで作成したページは、Web上での共有も可能です。Notionアカウントを持っていない人でも、コンテンツを閲覧できます。Web上での共有は、下記の手順で行いましょう。

1. 「共有」を選択する
2. 「Web公開」を選択する
3. 「公開」を選択する
4. 🔗 ボタンを押すとページのURLをコピーできます。

ブログ記事やポートフォリオ、プロジェクト資料など、さまざまな用途で活用できます。機密情報や個人情報が含まれているページは公開しないよう注意が必要です。Notionのページを公開する際は、目的に応じて適切な設定を行いましょう。共有機能を使いこなせば、情報発信の幅が大きく広がります。

外部ユーザー

Notionではゲスト機能を活用することで外部のNotionユーザーとも簡単に情報を共有できます。チーム外の人とも効率的な協力が可能です。外部ユーザーとの共有方法には、各ページごとに共有ボタンから招待する方法があります。共有する際は、閲覧のみや編集可能、フルアクセスなど、権限レベルを選択できます。

ゲストとページを共有するには次の手順で操作します。

1. ページ右上の「共有」をクリックします。
2. 招待するゲストのメールアドレスを入力します。
3. ドロップダウンからそのゲストに対するアクセスレベルを選択し、 招待 を押します。
4. メンバーではなくゲストとして追加するため、「今はスキップ」 を選択します。

ゲストは個々のページに追加できますが、ワークスペース全体に追加できません。共有したページのサブページには自動的に権限が追加されるため、必要な情報のみアクセス許可されているか管理画面からチェックしましょう。必要に応じてアクセス権の管理や取り消しを行いましょう。

Notionで共有する際の詳細設定

下記の項目について、Notionで共有する際の詳細設定方法を紹介します。

アクセス権を設定する

Notionで適切なアクセス権を設定すると、情報の安全性を保ちながら必要な人と効率的に情報を共有できます。Notionでアクセス権を設定する手順は、下記のとおりです。

アクセスレベルには、閲覧者・コメント可能・編集者・フルアクセスなどの種類があります。

プロジェクトの性質や共有する相手に応じて、適切なアクセス権を設定しましょう。

権限を継承する

Notionでサブページやページ内にデータベースを作成した場合、親ページの権限設定がサブページやデータベースに適用されます。これによって効率的で一貫性のあるセキュリティ管理が可能になっています。

サブページの権限を変更するには、対象のサブページを開いて権限設定を個別に更新します。

権限を変更する

Notionで権限を変更する具体的な手順は、下記のとおりです。

権限変更後は、必要に応じてサブページへの権限の継承を確認してください。カスタムグループを活用することでメンバーを個別に管理せずに一括でコンテンツをすばやく共有できたりチームスペースにも追加することができます。
» チームスペースやグループへの適切なアクセスレベルの設定

権限を取り消す

Notionで権限を取り消す方法は、下記のとおりです。

ワークスペースから全体から削除したい場合は、設定画面からユーザーを選んで削除することもできます。セキュリティ管理のために、定期的にメンバーでなくなったアカウントの権限を整理することをおすすめします。

Notionで共有する際の注意点

Notionで情報を共有する際の注意点は、下記のとおりです。

注意点を守り、より安全な情報共有を行いましょう。

共有する相手を必ず確認する

Notionで情報を共有する際は、共有する相手を必ず確認してください。誤った相手に情報を共有してしまうと、情報漏洩やプライバシーの侵害につながる恐れがあります。下記の点に注意して共有相手を確認しましょう。

機密性の高い情報を共有する場合は、より慎重に確認作業を行ってください。誤って不適切な相手に共有しないよう、送信前に再度確認しましょう。確認作業を習慣化すれば、情報の適切な管理と安全な共有が可能です。

機密情報を共有する際はセキュリティに注意する

機密情報を共有する際は、特にセキュリティ対策の重要性が高まります。Notionの共有機能を活用する際には、情報を安全に管理する方法の把握が大切です。機密情報を多く含むNotionアカウントには、追加のセキュリティ設定を行いましょう。パスワード保護や2段階認証を利用すると、より安全に情報を管理できます。

Web共有リンクを作成する場合は、サブページやページ内のデータベースの内容も細かく確認しましょう。誤った情報の公開を防げます。管理者は定期的にアクセス権限を見直すことで不要なアクセスを防げます。
» Notionのセキュリティ対策を徹底解説

Notionで共有する際によくある質問

Notionで共有する際によくある質問を紹介します。

メンバー・管理者・ゲストの役割は？

Notionのメンバーや管理者、ゲストには、それぞれ異なる役割と権限があります。

適切な役割設定をしましょう。

ページにアクセスできない原因は？

Notionのページにアクセスできない原因はいくつか考えられます。Notionのページにアクセスできない原因と対処法は、下記のとおりです。

問題が解決しない場合は、Notion公式サポートに問い合わせてみましょう。専門的なサポートを受けられます。

アクセス権を求められたときの対処法は？

アクセス権を求められたときは、まず共有設定を確認しましょう。適切な権限が付与されていない場合は、以下の手順です。

まとめ

Notionでの共有機能は、効率的な作業を実現するために重要です。適切な共有設定を行えば、チームメンバーとの情報共有がスムーズになり生産性が向上します。情報を共有する際は、相手の確認や機密情報の取り扱いに注意が必要です。メンバーや管理者、ゲストの役割の違いを理解し、適切な権限を付与しましょう。

定期的にアクセス権を見直し、不要な共有を解除すると、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。Notionの共有機能を正しく活用し、安全かつ効果的な情報管理を実現しましょう。
» Notionの基本的な使い方と活用方法を解説

hal_shu

エンジニア

普段はエンジニアとして、Webサービスの開発からスマホアプリの設計・実装まで幅広く携わっています。 これまでに、Notion API を活用したスマホアプリ「Calendar ＆ Todo Notion」や、LINE Bot「Notiz-メモ」などのツールを開発してきました。利用者目線で『欲しいと思う機能』を意識しながら開発を進めることを大切にしています。このブログでも、その視点で役立つ情報をお届けします。Notion の活用術やノウハウに興味がある方は、ぜひチェックしてみてください！